Protokollant des Fachschaftsrates Informatik

§2 Aufgaben der Protokollantinnen und Protokollanten

(1) Die Protokollantinnen und Protokollanten fertigen ein Protokoll der FSR-Sitzungen an. Vor der endgültigen Fertigstellung ist ein Entwurf des Protokolls den Mitgliedern des FSR zum Kommentar zur Verfügung zu stellen. Das endgültige Protokoll wird öffentlich gemacht und archiviert.

(2) Vertrauliche und nichtöffentliche TOPs werden in einem separaten vertraulichen Zusatzprotokoll protokolliert. Dieses wird nicht öffentlich gemacht.

(3) Die Protokollantinnen und Protokollanten führen das Beschlussbuch, das sämtliche Beschlüsse im endgültigen Wortlaut und alle Wahlentscheidungen enthält. Das Beschlussbuch ist unter Verschluss aufzubewahren.

Der Protokollant fertigt während der FSR-Sitzungen eine Mitschrift an. Diese wird baldstmöglich nach der Sitzung den Anwesenden per Mail in einem lesbaren Plaintextformat zugesandt.

Im Anschluss wird die Mitschrift in einem LaTeX Dokument ausformuliert und die Verbesserungsvorschläge der restlichen Teilnehmer der Sitzung eingearbeitet.

Die PDF des vorläufigen Protokolles wird anschließend ein weiteres mal für Verbesserungen verteilt.

Die zweite PDF Version sollte eine druckbare Version des Protokolles sein. Kleinere Verbesserungen werden vorgenommen und das Protokoll sollte möglichst zwei Wochen nach der Sitzung beschlossen und ausgehangen werden.

Einer der Vertreter führt parallel während der Sitzung die Beschlussbücher und digitalisiert diese während oder nach der Sitzung, damit alte Beschlüsse schneller wieder zu finden sind.